- 部下からの報連相が足りない事を課題と思っているが、解消方法が分からない…
- 上司から報連相が足りないと指摘を受けているが、具体的に何をしたら良いのか分からない…
上司は部下の行動を把握して、進捗を管理し、タスクを割り当てる必要があるので、報連相が足りない部下は非常に扱いにくい存在でしょう。
また、部下の方も自分では報連相をしているつもりなのに、「足りない」と言われてしまうと、どうすれば良いのか分からなくなってしまいますよね。
著者紹介
報連相とは
まずは報連相とは具体的に何を示しているのか、ここで解説します。
報連相とは「報告」「連絡」「相談」の頭文字を組み合わせた造語であり、会社員として働く上で重要なスキルです。
報連相は会社員には必須と呼ぶべきスキルですが、あなたの周りでも意外と出来ていない人が多いのではないでしょうか。
仕事だけでなく、恋愛でも、重要な「報連相」
あなたは他人から報連相不足を指摘されたことがありますか？
ちなみに僕は上司、彼女に指摘された事があるし、部下に指摘した事もあります。#拡散希望#拡散RT— ミツ@【転職×婚活】ライフアドバイザー (@mitsu20190908) October 20, 2021
なんと半数以上の方が報連相が出来ていないこと指摘された事があるという事実が分かりました。
私自身も部下の立場だった時はよく報連相不足を指摘されましたし、上司になった今は部下に報連相不足を指摘した事があるので双方の心理と原因を理解しています。
まずお互いが知るべきは、「なぜ報連相が必要なのか」ということです。
次のトピックで詳しく解説します。
企業にとって報連相が必須である2つの理由
部下・上司の双方にとって、なぜ報連相が必要なのか、その本質が掴めていないと上司が部下に「もっと報連相をしろ」と指摘をしたところで改善されないでしょう。
1.従業員全体の足並みを揃える
具体例：ITベンチャー企業で実際にあった話
あぁ…そっちは間に合ってます。それよりもPCとかコピー機のリース契約は出来ない？得意先が潰れちゃったから、困ってるんだよね。安くしてくれるなら絶対契約するよ。
極端な例ですが、報連相が全くない企業であれば、インセンティブを増やしたい従業員が勝手にOA機器のリース業を始めてしまうかもしれません。
また、新人がクレームが発生させた時に、誰にも報告・相談せずに、独断で処理をすると問題が大きくなるのが関の山ですが、これが連発したらどうなるでしょうか。
〇〇サポートさんね、今回のトラブル何回目よ？なんで納期に間に合わないなら事前に言ってくれないの？
なぜ毎回上司か関係部署に納期の相談をしないの？あなたが商品を作ってるわけじゃないんだから、確認しないと分からないだろ？悪いけど、御社との取引は今回限りにします。
会社は報連相を通して、従業員の行動を管理し、足並みを揃えておかないと、経済活動を継続することが出来ないのです。
つまり、報連相不足とは上司と部下の間の単なるコミュニケーション不和では収まらず、会社の存続に関わる大きな問題に発展する可能性があるということです。
2.現場から情報を吸い上げて、会社をアップデートしていく
主に報連相のうちの「連絡」に関わるところですが、現場で営業活動をしている従業員は取引先の企業や個人からニーズを拾いやすい立場にいます。
つまり、言い換えると、「連絡」がなければ、会社は急速に変化していく時代に取り残され、ニーズがない商品をいつまでも提案し続けることになるということです。
以上が企業にとって報連相が必須である2つの理由ですが、報連相がいかに重要なスキルであるかお分かり頂けたと思います。
報連相がない会社は長期的に存続できないので、その会社で働き続けたいのであれば、私達従業員は報連相を徹底する必要があるということです。
報連相が出来ない3つの原因
ここまで報連相の重要性を解説してきましたが、なぜ部下は報連相が出来ないのか、その原因を解説します。
報連相が出来ない3つの原因
- 上司が部下と必要なコミュニケーションを取っていない
- 部下が自分だけで全てを解決できると思っている
- 報連相の基準が曖昧
上司が部下と必要なコミュニケーションを取っていない
例えば、昼休憩や喫煙を上司と共にしたり、プライベートでも上司と親交があるような部下は100%報連相が出来ているのです。
恐らく、一緒にいる時間が報連相が出来ない部下に比べて長いので、何気ない会話からでも報連相に繋がっているのでしょう。
つまり、上司に気に入られてる人は労せず報連相が出来て、そうじゃない人は意識的に上司と接点を持たないと、報連相が出来ない状況になっているのです。
この状況を招いてしまった責任は上司にあります。
上司は親密ではない部下に歩み寄りをして、全ての部下が報連相をしやすい環境を作り、部下のパフォーマンスを上げるのが仕事なのです。
会社で働く部下にとって、上司は絶対の存在です。
部下からの歩み寄りを待つのではなく、上司であるあなたから歩み寄りをしていきましょう。
部下が自分の力だけで全てを解決できると思っている
ある程度社会人経験を積み、中途採用で転職してきた人にありがちなのですが、自分の能力と裁量を誤認しているのです。
結果として、その会社での経験・信頼・実績はゼロなのに、自分を過信して勝手な判断をしてしまうのです。
自分の能力と裁量を誤認していると、本来上司や関係者に相談しながら慎重に進めるべき案件を、独断で進めてしまいます。
これは上司からすると管理職である自分の降格もあり得るリスクであり、「報連相をしっかりしろ！！」と強く指摘をするのは至極当然のことだと言えるのではないでしょうか。
どれだけあなたが優秀な人材だとしても企業に入る以上、自分の判断だけで、案件をこなしていくような状況は多くありません。
あなたの上のポストに誰かがいる以上、何事も上司に相談しなければならず、自分の力だけで全てを解決することは出来ないのです。
唯一あなたの判断だけで決めて良いのは、与えられた裁量の範囲内で出来ることだけです。
3.報連相の基準が曖昧
結果として自分で考えて判断すべきを内容を毎回上司に確認したり、反対に、相談すべき内容を独断で決めてしまって問題を大きくしてしまう事があります。
報連相ルールの具体例
- 新規顧客に対するアクションは当日中に報告する
- 経過報告・情報共有のミーティングを毎週水曜日に設ける
- 互いに情報共有の時間が取れない時は社内チャットを利用する
- 受注に結びついた勝ちストーリーや、失注原因を共有する
- 効率の良い業務改善ツールを見つけて共有し、実用化されたら報奨金を出す
報連相不足を解消する超簡単な方法5選
実際に私が、部下・上司両方の立場で実践し、報連相を円滑に運用できるように改善した実績があるので、再現性は高いです。
報連相不足を解決する超簡単な方法5選
- 毎日何かしらのコミュニケーションを取る：上司
- 報連相の基準・ルールを明確にする：上司
- 部下が適切な報連相をしてきた時にお礼を言う：上司
- 迷ったらとりあえず相談する：部下
- 直接言いにくいならチャット・メールを使う：部下
※それぞれの解決方法の末尾に上司/部下の表記をしていますが、表記された方が主体的に実行すべき方法という意味です
1.毎日何かしらのコミュニケーションを取る：上司
部下が報連相を積極的に出来ない場合、上司とコミュニケーションが取れていないことが原因である事が多いです。
普段、会話が全くしない部下が、自分よりも立場が上で、不機嫌そうに仕事をしているあなたに話しかけて、「報連相をしろ」と押し付けるのは怠惰ではないでしょうか。
上司の仕事は部下がベストなパフォーマンスを発揮できる環境を整えることです。
部下が会話が苦手でコミュ力が低いタイプだったとしても、メールやチャットでコミュニケーションを取るなど、上司であるあなたから部下に歩み寄りをしなければならないのです。
もしそれでも部下が応じないのであれば、それはあなたの上司に相談すべき内容となるでしょう。
どれだけ歩み寄っても、コミュニケーションを取る意思がない部下に対しては、一切の仕事を回さないことで退職に誘導する必要があるかもしれません。
2.報連相の基準・ルールを明確にする：上司
部下の報連相が足りないと感じている場合は報連相の基準とルールを部下と共有しましょう。
具体例
- 進行中のプロジェクトにおいて、取引先とのメールは上司をCCに入れてやり取りをする
- 先方からの値引き交渉は受注金額の3%以内なら自己判断でOK
- 納期の短縮を依頼された場合は最初に上司へ相談する
- 問い合わせを受けて即答できない内容は、必ず持ち帰ってから返答する
部下が報連相を出来ない場合、報連相の基準・ルールが曖昧で、報連相をするべき内容か否かの判断が出来ず、結果として勝手な判断をしてしまうケースが多いです。
私はいつもGoogleスプレッドシートで部下の報連相を管理していますが、部下が判断に迷わないように、報連相の基準をページトップに明記しています。
びっくりするぐらい報連相が円滑になるので、ぜひお試しください。
3.部下が適切な報連相をしてきた時にお礼を言う：上司
多くの上司が勘違いしている事ですが、社会人であれば報連相が出来て当たり前だと思っているのです。
恐らくほとんどが受動的な報連相になっており、上司のあなたからヒアリングして報連相が成立している状態ではないでしょうか。
報連相とは部下から上司に行うものであり、部下が主体的に行うべき業務です。
上司のあなたから「あの案件どうなった？」と聞いている状況は本来あるべき姿ではないのです。
ではなぜ部下が報連相に主体的になれないか。
それは部下が適切な報連相をした時にお礼をしていないからです。
どんなに小さい事だとしても、部下が会社のために正しい行動をとったなら、「ありがとう」とお礼を伝えて承認するのは上司の役目ではないでしょうか。
上司のあなたが部下の報連相にお礼を言えば、部下は内心、「良かった。自分の行動は間違っていなかったんだ」と安心しているはずですよ。
それが上司と部下の円滑なコミュニケーションに繋がり、部下の主体的に報連相を実現するのです。
4.迷ったらとりあえず相談する：部下
報連相をどこまでやるべきなのか、判断に迷い、上司に相談せずに案件を進めてしまうという経験は誰もがすると思います。
真っ当な会社であれば、相談したぐらいであなたの能力を低く評価したり、会社での居心地が悪くなるような嫌がらせをしてくる事はありません。
相談をしてしまうと、自分の能力の低さが露呈すると思い、気軽に相談できないという完璧主義な方もいると思います。
しかし、上司からすると勝手な判断をして、会社に損害をもたらす部下の方が判断能力が低く信用できないのです。
最初は抵抗もあるし、上手くいかないこともある思いますが、慣れれば相談しながら仕事を進めていくスタイルが定着し、分からないことで何時間も悩むストレスから解放されますよ。
5.直接言いにくいならチャット・メールを使う：部下
報連相をしたいけども、上司が忙しくて捕まえられなかったり、明らかに上司が不機嫌で話しかけにくいこともあるでしょう。
そんな時は社内チャットやメールを使って、文章で報連相を行いましょう。
上司が忙しくても、文章であれば空いた時間で確認する事ができますし、文章をまとめる作業で理解が深まり、言語化能力が鍛えられるというメリットもあります。
報連相は対面で直接伝えなければならないというルールはありません。
上司が苦手ならチャットやメールで伝えれば良いのです。
部下と報連相ができていないことに悩む上司の方も、上司から報連相不足を指摘されて、どうすれば良いか分からなくなってしまった部下の方も、明日からどのように行動をしたら良いのかイメージが出来たと思います。
冒頭でも解説しましたが、報連相不足の根本的な原因はコミュニケーション不足です。
上司と部下がそれぞれ程よい距離感で心地よく仕事ができるように、ぜひ当記事をシェアして、具体的な行動に落とし込んでくださいね。
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Mitsu